Račun je jedan od ključnih komercijalnih dokumenata u b2b poslovanju. Nužan je za iniciranje procesa plaćanja dobavljača prema kupcu, ali i za zatvaranje računovodstvenih stavaka na obje strane. Kako se njime obračunava, naplaćuje i odbija PDV, za procese povezane s računom vrlo je zainteresirana i država, odnosno njena porezna uprava. Stoga procesi s računom podliježu striktnoj zakonskoj regulativi.
Izdavanju računa na strani dobavljača prethodi niz procesa u njegovom poslovnom sustavu, dok su ti procesi na strani kupca daleko složeniji – primljeni račun se zaprima, šalje u proces odobravanja i likvidiranja, te plaćanje u datom roku. Svi ovi procesi, kako na strani dobavljača tako i na strani kupca, generiraju razmjerno visoke troškove i utjecaj na ostale procese u poslovnom sustavu. Procjenjuje se da procesiranje jednog računa u papirnatom formatu na strani prodavatelja i kupca generira troškove u visini 20 – 50 EUR, ovisno o uređenosti procesa u tvrtkama i industriji kojoj pripadaju.
Primjena elektronskog računa, popularno nazvanog e-račun, ove troškove može smanjiti i do 80 % ! Smanjenje troškova temelji se na eliminaciji troškova ispisa i slanja, kao i troškova ručnih procesa u odobravanju računa. Kako ručni procesi odobravanja računa na strani primatelja (kupca) proizvode najveći dio troškova računa, s uobičajenim udjelom od 70 - 80% u ukupnim troškovimaa računa, primjena e-računa na strani primatelja omogućuje i najveće uštede u troškovima procesiranja računa.
Za navedene poslovne potrebe optimalno rješenje je Adobe LiveCycle tehnologija koja se temelji na inteligentom PDF dokumentu. Ova tehnologija omogućuje uspostavu rješenja koje će ostvariti automatsku konverziju pristiglih digitalno potpisanih XML poruka e-računa u standardni PDF oblik. PDF dokument čitljiv je ljudima jer izgleda kao tradicionalni račun, a može ga se pregledavati i procesirati standardnim Adobe Reader klijentom. Velika prednost koncepta inteligentnog PDF dokumenta je što on u sebi sadrži izvornu XML poruku i podatke o digitalnom potpisu kojim je ona potpisana. To omogućuje da korisnici u procesu odobravanja s univerzalnim klijentom Adobe Readerom ne samo vizualno pregledaju račun sa svim podacima i procesiraju ga u daljnje faze obrade, već i da provjere njegovu vjerodostojnost, validiranjem digitalnog potpisa kojim je primljeni XML e-račun potpisan. U cijelom tom elektroničkom procesu odobravanja računa, Adobe Reader je jedini potrebni klijentski SW.
Napominjemo da je na isti takav način moguće ostvariti proces odobravanja svih ulaznih računa, bez obzira da li su zaprimljeni u elektronskom ili papirnatom obliku. Račune primljene u papirnatom obliku skeniranjem ćemo pretvoriti u digitalni PDF oblik, a podatke iz njih izvući u OCR procesu. Svi ostali procesi odobravanja računa jednaki su gornjem opisu za e-račun.
novosti