Dokumenti su jedan od ključnih poslovnih resursa u suvremenom poslovanju. U sebi sadrže informacije važne za poslovanje i pokreću ključne poslovne procese. Čak oko 85 % svih poslovnih informacija pohranjeno je u raznim dokumentima i drugim vrstama zapisa. Navedimo samo najznačajnije dokumente u poslovanju: narudžbe, računi, ugovori, rješenja, izvješća, ponude, poslovni planovi, recepture, projektna dokumentacija, nacrti ... Dokumenti prate ključne poslovne procese i na taj način povezuju veliki broj djelatnika u različitim poslovnim funkcijama i na različitim lokacijama. Bez obzira gdje su dokumenti nastali – unutar organizacije ili su stigli izvana - brojni djelatnici imaju potrebu dostupiti do njih, kako bi uspješno obavili svoj posao.
Korištenje papirnatih dokumenata u poslovanju generira značajna ograničenja, troškove i rizike u poslovanju. Tijek papirnatih dokumenata sporiji je od tijeka poslovnih procesa podržanih suvremenim poslovnim aplikacijama, te negativno utječe na brzinu i kvalitetu odvijanja procesa. K tome, manipulacija papirnatim dokumentima, osobito u dislociranom okruženju, dovodi do oštećenja i gubitaka dokumenata, što može imati značajne poslovne posljedice mjerene i visokim financijskim gubicima. Također, operativni troškovi poslovanja značajno se povećavaju uslijed umnožavanja i distribucije dokumenata koji su u papirnatom formatu. Naposlijetku, rizici od gubitaka ili zlouporabe dokumenata imaju visoku financijsku vrijednost i predstavljanju značajan utjecaj na učinkovitost poslovanja.
Stoga je nužno uspostaviti sustav koji će se temeljiti na elektroničkim dokumentima, pratiti ih u njihovom životnom vijeku – od nastajanja do pohranjivanja – te svima ovlaštenima omogućiti jednostavan dostup do njih.
Adobe LiveCycle Content Services ES industrijska je aplikacija za upravljanje dokumentima u njihovom životnom vijeku. Osim naprijed navedenih ciljeva, omogućuju slijedeće dobrobiti:
- Smanjenje troškova korištenja (TCO) u dokumentnim procesima
- Podržanost propisa i normi kroz sveobuhvatno upravljanje promijenama i detaljnim izvještajima o upotrebi dokumenata.
- Povećanje produktivnosti korištenjem hijerarhijske organizacije sadržaja i snažnih alata za pretraživanje.
- Skraćivanje ciklusa poslovnih procesa pomoću naprednih mogućnosti za kolaboraciju.
- Omogućavanje poslovnim korisnicima da dinamički mijenjaju dokumente i sadržaje korištene u poslovnim procesima bez potrebe za intervencijom IT stručnjaka
- Unaprjeđenje učinkovitosti korisnika Microsoft Office pomoću ‘plug-in’ nadogradnje i dijeljenih mapa (foldera) za pristup repozitoriju dokumenata.
Više o Adobe LiveCycle Content Services ES možete naći ovdje
Napredne tehnologije iz Adobe LiveCycle ES porodice omogućavaju niz dodatnih funkcionalnosti u sklopu arhiviranja dokumenata:
- Automatska konverzija različitih elektroničkih formata u PDF/A ostvaruje se uz pomoć Adobe LiveCycle PDF Generatora ES
- Vjerodostojnost elektroničkih dokumenata koji se arhiviraju može se zajamčiti digitalnim certifikatom, uz pomoć proizvoda Adobe LiveCycle Digital Signatures ES
- Prava raspolaganja dokumentima kreiraju se i primjenjuju proizvodom Adobe LiveCycle Rights Management ES
novosti