Poslijednja faza životnog ciklusa svakog dokumenta je arhiviranje – pohrana u za to predviđen prostor. Zakonski je određena obaveza višegodišnjeg čuvanja velikog broja dokumenata u poslovnim i javnoupravnim organizacijama. Pohranjivanje papirnatih dokumenata vrlo je zahtijevan postupak, imajući u vidu potreban prostor te pripadajuće ambijentalne i sigurnosne uvjete potrebne za sigurno i trajno čuvanje. Dodatni izazov predstavlja potreba da se neki konkretni dokument u arhivi pronađe i upotrijebi u nekom poslovnom procesu – najčešće radi revizije ili sudskog postupka. Arhiviranje papirnatih dokumenata neučinkovito je, kako u pogledu troškova povezanih s odgovarajuće opremljenim prostorom, tako i u pogledu vremena potrebnog za pronalaženje potrebnog dokumenta.
Arhiviranje elektroničkih dokumenata znatno je učinkovitije od arhiviranja papirnatih dokumenata. Postavlja manje zahtjeve za troškovima i infrastrukturom, te omogućava brzo i jednostavno pretraživanje i pronalaženje traženih dokumenata. Preduvjet za uspješno uspostavljanje arhive elektroničkih dokumenata je kvalitetan programski sustav na kojem se temelji i odgovarajući format u kojem se dokumenti pohranjuju.
Rješenje koje preporučamo za kvalitetno arhiviranje elektroničkih dokumenata temelji se na primjeni normiranog formata PDF/A i sustavu Adobe LiveCycle Content Services ES.
PDF/A jedina je globalna norma za dugoročno arhiviranje elektroničkih dokumenata. Omogućava pouzdano pohranjivanje elektroničkih dokumenata i njihovu vijernu prezentaciju čak i nakon više desetljeća. PDF/A je proglašen ISO normom 2005. godine, a krajem 2008. godine proglašen je hrvatskom normom pod oznakom HRN ISO 19005-1:2008. Primjena PDF/A elektroničkog dokumenta sukladna je odredbama Zakona o digitalnoj ispravi.
Adobe LiveCycle Content Services ES2 industrijska je aplikacija za upravljanje dokumentima u njihovom životnom vijeku, uključivo i arhiviranje dokumenata kao poslijednju fazu tog života. Više o Adobe LiveCycle Content Services ES2.
Napredne tehnologije iz Adobe LiveCycle ES porodice omogućavaju niz dodatnih funkcionalnosti u sklopu arhiviranja dokumenata:
- Automatska konverzija različitih elektroničkih formata u PDF/A ostvaruje se uz pomoć Adobe LiveCycle PDF Generatora ES2
- Vjerodostojnost elektroničkih dokumenata koji se arhiviraju može se zajamčiti digitalnim certifikatom, uz pomoć proizvoda Adobe LiveCycle Digital Signatures ES2
- Prava raspolaganja dokumentima kreiraju se i primjenjuju proizvodom Adobe LiveCycle Rights Management ES2
novosti